Identyfikator podatkowy to numer PESEL lub Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Zasady dotyczące rejestracji podatników, płatników podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także zasady nadawania i używania numeru identyfikacji podatkowej są opisane w ustawie z 13 października 1995 roku o ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zwanej ustawą o NIP. Identyfikator ten jest niezbędny do regulowania różnego rodzaju zobowiązań wobec urzędów podatkowych, takich jak np. urząd skarbowy.
Kto podlega obowiązkowi ewidencyjnemu?
Obowiązek ten obejmuje:
- osoby fizyczne,
- osoby prawne,
- jednostki organizacyjne i inne podmioty, które mają status podatnika, płatnika podatków i płatnika składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej
Osoby fizyczne, które mają numer PESEL i:
- nie prowadzą działalności gospodarczej,
- nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT,
- nie są płatnikami podatków,
- nie są płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
używają numeru PESEL jako swojego identyfikatora podatkowego. Osoby te nie muszą składać zgłoszeń identyfikacyjnych.
Adres zamieszkania można zaktualizować poprzez:
- podanie nowego adresu w deklaracji podatkowej lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym,
- złożenie formularza ZAP-3 (aktualizacja danych osoby fizycznej będącej podatnikiem).
Formularz ZAP-3 służy także do zgłoszenia rachunku bankowego do zwrotu nadpłaty podatku lub rezygnacji z tej formy zwrotu, jeśli wcześniej zgłoszono rachunek. Można również zaktualizować dane kontaktowe, takie jak telefon, e-mail czy adres do doręczeń. Wypełniony formularz ZAP-3 składa się do naczelnika urzędu skarbowego osobiście, pocztą lub elektronicznie, np. przez e-Urząd Skarbowy.
Identyfikator podatkowy dla osób prowadzących działalność gospodarczą.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą muszą posługiwać się NIP. Dotyczy to osób:
- prowadzących działalność objętą Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
- będących zarejestrowanymi podatnikami VAT,
- będących płatnikami podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne/zdrowotne.
Aby uzyskać NIP, takie osoby muszą złożyć zgłoszenie identyfikacyjne. W przypadku zmiany danych muszą je zaktualizować w ciągu 7 dni.
Zgłoszenia identyfikacyjne dla podmiotów wpisanych do CEIDG i KRS
- Dla osób prowadzących działalność gospodarczą w CEIDG – formularz CEIDG-1 pełni rolę zgłoszenia identyfikacyjnego i aktualizacyjnego. Jest to jednoczesne zgłoszenie do urzędu skarbowego, ZUS/KRUS i GUS.
- Dla podmiotów wpisanych do KRS – identyfikatorem jest NIP, a dane są przekazywane automatycznie między systemami teleinformatycznymi. Uzupełniające dane należy zgłaszać na formularzu NIP-8.
Pozostałe podmioty.
- Inne osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej składają zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-2 (osoby prawne) lub NIP-7 (osoby fizyczne).
Nadanie NIP
NIP nadawany jest automatycznie przez Centralny Rejestr Podmiotów po złożeniu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego. Potwierdzenie nadania NIP wydaje naczelnik urzędu skarbowego.
Odmowa, unieważnienie i uchylenie NIP
Naczelnik urzędu skarbowego może odmówić nadania NIP, unieważnić lub uchylić NIP w przypadkach przewidzianych w ustawie, np. gdy zgłoszenie zawiera fałszywe dane lub podmiot już posiada NIP.
Podstawa prawna
Regulacje dotyczące identyfikatora podatkowego zawarte są w ustawie z dnia 13 października 1995 r. oraz w rozporządzeniach Ministra Finansów dotyczących przesyłania zgłoszeń.
To jeden z artykułów powiązanych z branżą - biura rachunkowe Ursynów.